Warum eigentlich Prozessorchestrierung?
Die DNA deines Unternehmens besteht aus deinen Prozessen! Die Prozesse können entscheident sein dafür, wie Kunden dich warhnehmen, wie innovativ ihr seid, wie ausgelastet deine Maschinenen sind, wie schnell du liefern kannst und vieles mehr.
Ein Beispielprozess aus dem Camunda Modeler
Viele Unternehmen haben immer komplexere Prozesse. CRM, ERP, ITSM automatisieren alle einen speziellen Teilbereich deines Unternehmens. Sie führen aber auch zu Kapselung von Daten und Prozessen. Prozessorchestrierung kann dir helfen, die verschiedenen Systeme und Menschen, die an Prozessen beteiligt sind wieder zusammen zu bringen. Dabei geht es nicht nur um die Automatisierung von einzelnen Prozessschritten (Task Automation) sondern um die Verwaltung von automatisierten und manuellen Prozessschritten.
Wann brauchst du Prozessorchestrierung?
Prozessorchestrierungstools sind immer dann hilfreich, wenn deine Prozess entweder sehr komplex sind, oder sehr viele Schnittstellen (Menschen oder Software) enthalten oder beides.
Die Prozessorchestrierung kann dazu beitragen, Stakeholder aufeinander abzustimmen, die Komplexität von Abläufen zu bewältigen und die Automatisierung im gesamten Unternehmen zu skalieren. Gleichzeitig bietet sie den Teams eine bessere Transparenz über ihre Prozesse, sodass sie diese gezielt optimieren und kontinuierlich verbessern können. Durch die strukturierte Steuerung von Arbeitsabläufen lassen sich Effizienzsteigerungen erzielen, Engpässe identifizieren und Abläufe flexibler an neue Anforderungen anpassen. So wird nicht nur die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert, sondern auch eine nachhaltige und skalierbare Prozessoptimierung ermöglicht.
Ein Fiktives Beispiel
Marta hatte vor sechs Monaten eine Handyversicherung bei HandyVersicherung800.de abgeschlossen. Sie fühlte sich sicher, denn ihr neues Smartphone war teuer, und sie wollte sich gegen Schäden und Diebstahl absichern.
Eines Tages passierte es: Ihr Handy fiel ihr aus der Tasche direkt auf den Asphalt – das Display war komplett zersplittert. Zum Glück war sie versichert! Doch was dann folgte, war ein Albtraum.
Als sie den Schaden meldete, musste sie zunächst herausfinden, an wen sie sich überhaupt wenden sollte. Die Website von HandyVersicherung800.de bot keine klare Anleitung, und der telefonische Kundenservice verwies sie auf ein Online-Formular. Nachdem sie es ausgefüllt hatte, bekam sie tagelang keine Rückmeldung.
Nach mehreren Anrufen stellte sich heraus, dass ihre Schadensmeldung in einem anderen System lag als die Kundenakte – weshalb die Mitarbeiter sie immer wieder nach ihren Vertragsdaten fragten. Jedes Mal musste sie ihre Geschichte erneut erzählen. Dann hieß es, sie müsse das beschädigte Gerät erst einschicken, bevor über eine Reparatur oder Ersatz entschieden würde.
Nachdem sie ihr Handy verschickt hatte, hörte sie erneut nichts. Erst zwei Wochen später bekam sie eine E-Mail mit der Information, dass ihr Antrag geprüft werde – ohne Angabe eines Zeitrahmens. Wieder versuchte sie, den Kundenservice zu erreichen, doch niemand konnte ihr den aktuellen Stand nennen.
Nach fast vier Wochen ohne Handy bekam sie endlich eine Antwort: Ihr Antrag war wegen eines „unvollständigen Formulars“ abgelehnt worden. Sie sollte den gesamten Prozess neu starten. Das war für Marta der letzte Tropfen.
Genervt und enttäuscht kündigte sie ihre Versicherung und wechselte zu einem anderen Anbieter, der mit einer schnellen, digitalen Schadensabwicklung warb. Hätte HandyVersicherung800.de eine funktionierende Prozessorchestrierung gehabt, hätten die verschiedenen Systeme reibungslos zusammengearbeitet – und Marta hätte ihr Handy vielleicht schon nach wenigen Tagen wieder in der Hand gehalten. Stattdessen verlor das Unternehmen einen Kunden.